Flominator's Kruschtelecke (Artikel mit Tag büro)

Getting Things Done: Nächste-Schritte-Listen

nospam@example.com (Flominator) — Sun, 19 Jul 2009 12:33:58 +0200

Nachdem man den Eingangskorb durchgearbeitet hat und den nächsten Schritt beschlossen hat, wird jede Aufgabe erledigt, die in weniger als zwei Minuten zu schaffen ist. Doch was passiert mit dem Rest der nächsten Schritte?

Hier kommen David Allens Kontextlisten ins Spiel: Die einzelnen nächsten Schritte werden dem Kontext zugeordnet, in dem sie erledigt werden können. Denn, was nützt einem die Information, dass man neue Batterien für die Taschenlampe kaufen muss, wenn man gerade im Zug sitzt? Befindet man sich nun in einem Kontext mit Liste, kann man je nach Zeit, Energie und Priorität (in dieser Reihenfolge!) Punkte daraus abarbeiten. Störende Punkte, die man gerade sowieso nicht erledigen kann, finden sich auf anderen Listen und verschwenden daher keine unnötige Suchzeit.

David allen schlägt bereits eine Menge potentieller Listenkontexte vor, die jeder an seine Bedürfnisse anpassen kann und dies auch tun sollte. Bei mir sieht das folgendermaßen aus:

Listen auf Papier

@Daheim: Schritte ohne PC
@Freundin: Schritte mit oder bei der Freundin
@Oma: quasi siehe @Freundin
@Besorgungen: Einkäufe etc. die quasi überall möglich sind
@Oben: Besorgungen, die "oben" im Schwarzwald erledigt werden müssen
@Freiburg: Besorgungen, die nur erledigt werden können, wenn ich mal wieder dort bin
@Garage: Schritte am oder im Auto (Ölmessung, Staubsaugen, Winterreifen)
@Entwicklungsrechner: zweiter PC im Büro (kein Outlook verfügbar)
@Phone: zu tätigende Anrufe (mittlerweile in @Daheim enthalten)

Listen am PC

@Online: Ordner in Mozilla Thunderbird für Schritte, die daheim am PC zu erledigen sind. Liste wird bei Bedarf (Reisen) mit Tags für @daheim und @online versehen, um filtern zu können.
@Work: Outlook-Aufgaben, die im Büro und nicht am Entwicklungsrechner geschehen müssen
@saugen: getaggte del.icio.us-Links für größere Downloads
@bandwidth_needed: getaggte del.icio.us-Links für Online-Schritte mit größeren Datenaufkommen (Videos, ...)
@Leerlauf: Explorer-Ordner am Heimrechner für Schritte mit Bedarf an keiner Aufmerksamkeit, aber größerer Rechenzeit (Panorama-Stitches, zu brennende CDs und DVDs, ...)
@Reinhören: Audio-Dateien zum Durchhören (Songs, Alben, Podcasts, ...)
@DSL: Uploads für Wikipedia und Flickr (vgl. @saugen)

Stoffliche Listen

@Lesen: Mappe mit Material zum Lesen (gedruckte Blogartikel, Literatur für Wikipedia-Artikel, Gebrauchsanweisungen neuer Geräte, ...) für unterwegs
@Lesen: Ablagekorb im Büro
@TV: Videos und DVDs (aufgenommen oder ausgeliehen) zum Anschauen

Erfahrungen zum Umgang mit nächsten Schritten und Listen

Meist bringt das Suchen nach dem nächsten Schritt schnelle Entscheidungen. Hinterher finden sich manchmal effizientere Wege, wie man es besser hätte machen können - na und?
Bei komplexen Projekten kann auch "nächster Schritt bestimmen" ein nächster Schritt sein
Wichtig ist die gute Vorbereitung nächster Schritte: Bevor man zum nächsten Punkt im Eingangskorb wechselt, sollte man sich immer fragen, was man alles für die Erledigung des gerade beschlossenen Schrittes benötigt. Kann man vielleicht schon eine Telefonnummer heraussuchen, Daten aus dem Internet herunterladen etc.? Ist es dann soweit, kostet es weniger Überwindung, den Schritt durchzuziehen.
Schritte müssen konkret formuliert sein: Bei einem Nachmittag in Freiburg bekam ich quasi alle Schritte erledigt, abgesehen von "Geschenk für Jenny". Warum? Ich hatte eigentlich keine Ahnung, was ich ihr schenken wollte oder wo ich suchen sollte.
Schritte mit Deadlines notiere ich zudem im Kalender, um sie nicht doch aus Versehen einmal zu vergessen.

Fazit
Mit dem Kontextbezug gelang es mir bereits kurz nach der Einführung von GTD, ewig aufgeschobene Dinge umzusetzen: Monate lang lagen zwei Hörbücher herum. Ich kann mich zuhause einfach nicht hinsetzen und konzentriert zuhören. Es war eindeutig der falsche Kontext. Kaum hatte ich die CDs ins Auto befördert, hatte ich sie auch schon angehört.

Auch einen Film aus der alten Kamera hatte ich nie zum Entwickeln gebracht. Kaum hatte ich ihn vor Tür gelegt und ihn daher ins Büro mitgenommen, stand er auch schon auf @Besorgungen. Beim nächsten Drogeriebesuch hatte ich ihn auch schon abgeben. Die Tatsache, dass sich der Film als leer erwies war ... überraschend. Aber: Ich hatte es endlich getan und der Film lag nicht lange daheim herum!

Offene Fragen
Leider gibt es ein paar Dinge, die sich mir im Buch nicht wirklich erschlossen haben:

Was passiert, wenn übernächster Schritt auch nur zwei Minuten dauert?
Was ist, wenn man erkennt, dass ein Schritt doch länger dauert, man aber schon angefangen hat?
Wohin mit Zeug für einen nächsten Schritt ohne Projekt?
Wie verwalte ich die übernächsten Schritte?

endlich: Notizen in der Dusche

nospam@example.com (Flominator) — Sat, 18 Jul 2009 13:08:04 +0200

Wie bereits beschrieben, hatte ich in meinem Erfassungsprozess bisher immer ein Problem: Ich konnte in der Dusche keine Notizen machen. Mittlerweile ist auch dieses Problem gelöst:

Als ich vor ein paar Wochen mit meiner Freundin in Heidelberg war, musste sie mich ja unbedingt in den dortigen Butlers ziehen. Zum Glück hat sie das gemacht!

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Privatssphäre bei Yammer

nospam@example.com (Flominator) — Thu, 28 May 2009 20:31:45 +0200

Vor ein paar Tagen berichtete ich über unsere Experimente mit Yammer, die wir derzeit im Büro durchführen. Ähnlich wie bei Twitter, kann man sich per Yammer über to:Username private Nachrichten schicken. Unternehmen können sich für „ihr Yammer-Netzwerk“ mit dem Gold package ein reichhaltiges Administrationstoolkit kaufen. Als ich das las, stellte sich mir die Frage, ob damit auch private Nachrichten gelesen werden können. Da ich auf der Seite von Yammer nichts fand, fragte ich beim Support nach. Das Ergebnis:

Yes, with the Gold package, a network admin (after being verified) can export private direct messages, private group messages, and attachments within their network to see the activity.

In addition, the Gold package allows for keyword monitoring so that the admin will be alerted whenever an admin specified keyword appears in a message, in case there are particular keywords the admin would like to follow/monitor.

Das ist ja toll, wenn sich Admins über den Gebrauch bestimmter Wörter in Nachrichten informieren lassen können. Besonders, wenn man dann als Admin z.B. einen Filter für dem Namen des Chefs oder den Namen der netten Sekretärin aus dem dritten Stock anlegen kann ...

Hallo? Geht's noch? Zensursula lässt grüßen ...

Update: Eine weitere Nachfrage ergab, dass Admins derzeit zumindest NOCH NICHT in der Lage sind, gelöschte Nachrichten zu lesen.

Getting Things Done: Erfassen

nospam@example.com (Flominator) — Mon, 27 Oct 2008 17:30:45 +0100

Am Wochenende empfing ich eine Mail von Oliver Gassner, die mich an den nahenden Start der zweiten Leserunde zu Getting Things Done erinnerte. Das war Anlass genug für mich, den zweiten Beitrag meiner Serie zu GTD zu verfassen. Nach der Einführung von letzten Mal, geht es heute um den ersten Bestandteil der Methodik, nämlich um das Erfassen.

Die zentrale Idee hinter GTD ist es, jegliche Merkposten aus dem Kopf zu bekommen. Dies ist notwendig, da unser Gehirn, laut David Allen, nicht für solche kleinlichen Merktaufgaben geschaffen wurde. Daher sollen sämtliche Gedanken zu Tätigkeiten, Vorhaben, Terminen, Menschen, Verpflichtungen etc. in ein verlässliches System ausgelagert werden. Wie dieses Auslagern aus dem Kopf geschieht, ist für Allen erst einmal egal. Wichtig ist nur, dass man damit aufkommende Gedanken erfassen kann - egal, ob es sich um einen PDA, einen Notizblock oder einen Stapel Karteikarten handelt.

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4-fach-Lochung mit normalem Locher

nospam@example.com (Flominator) — Mon, 21 Jul 2008 09:19:07 +0200

Vor ein paar Tagen hat sich ein Studienkollege neben mir in der Mittagspause einen neuen Locher gekauft. Natürlich war dieses Gerät sofort in den hinteren Reihen des Klassenzimmers verschwunden, sobald diese von seiner Existenz erfahren hatten - es waren schließlich gerade ungelochte Skripte ausgeteilt worden.

Was allerdings noch auf dem Tisch lag, war die Verpackung dieses Prachtexemplars aus dem Hause Leitz. Bei näherer Betrachtung entdeckte ich eine interessante Abbildung auf deren Unterseite: Dort wurde ein Blatt erst einmal gelocht, gewendet und ein weiteres Mal gelocht. Was sollte das? Richtig! Es war die Anleitung zum vierfachen Lochen. Die Schiene am Locher musste hierzu auf die Position 888 eingestellt werden (siehe Abbildung).

Markierung für die 4-fach-Lochung

Zufällig hatte ich vor einiger Zeit ein paar 4-fach-Ringbücher geschenkt bekommen, für die ich - mangels Locher - noch keine Verwendung gefunden hatte. Ein Blick auf meinen Locher zeigte mir, dass dieser leider nicht über die Markierung 888 verfügt. Schade. Ich fand jedoch die Einstellung 3x8, die - welch Glück - demselben Zweck dient, nämlich mit einem 2-fach-Locher vier Löcher erzeugen zu können. Nun gammeln diese Ringbücher fortan nicht mehr im Regal herum, sondern können - meinem Kommilitonen sei Dank - endlich sinnvoll eingesetzt werden, z.B. für GTD.

PS: Was wohl diese drei Achten bedeuten mögen?

Update: Als ich im Dezember meine neue Stelle antrat, bekam ich doch tatsächlich einen Leitz-Ordner in Originalverpackung: