Getting Things Done: Eingangskörbe

2-Minuten-Regel
Beim Durcharbeiten, wird die 2-Minuten-Regel angewandt: Ist ein nächster Schritt in weniger als zwei Minuten umsetzbar, so wird er (lassen wir mal Telefonate mit Geschäftspartnern um 23:00 außen vor ) sofort durchgeführt und nicht in das System eingespeist. Diese Regel sorgt dafür, dass auch unliebsame Kleinigkeiten sofort erledigt werden, da ihre Verwaltung mehr Aufwand erfordern würde, als die Tätigkeit selbst. Solche Kleinigkeiten sind es oft, die es ermöglichen, Projekte immer wieder ein kleines Stück weiter zu bringen.

Am Anfang half es mir, einen Minutenwecker oder den TeaTimer zu stellen. So konnte ich ein Gefühl dafür bekommen, wie lange zwei Minuten wirklich sind und was man in dieser Zeit erreichen kann. Man glaubt gar nicht, welche Aufgaben das sein können. Auf der anderen Seite habe ich auch erkannt, dass Dinge, die ich für sehr kurzweilig gehalten habe, länger dauern können. Kleiner Tipp zur Entscheidung: Im Zweifelsfall sollte man Dinge lieber auf Kontextlisten packen, sagt zumindest GTD-Foren-Moderatrice Lily.

Netter Nebeneffekt der Regel: Ich weiß, dass ich Kleinigkeiten sofort machen muss, sobald ich sie aus der Inbox fische. Daher denke ich mir bei solchen Kleinigkeiten, die nicht in den Eingangskorb passen, nun häufiger: "bevor du es nun notierst, kannst du es auch gleich machen."

Zeit
Was man bei all der Euphorie nicht vergessen darf: Durcharbeiten kostet Zeit! Klar dauert jedes Element für sich genommen maximal zwei Minuten. Bei 30 Zetteln oder Mails im Eingang ist da schon eine Stunde vorbei. David Allen fordert ein täglichen Leeren der Eingangskörbe. Das bekomme ich so einfach nicht hin, zumindest nicht im privaten Bereich (ergeht wohl nicht nur mir so). Abends reicht es maximal für einen der drei Eingänge (Mails, Paper oder Platte). Falls es nicht einmal für einem kompletten Eingangskorb reichen sollte, habe ich mir die Abarbeitung im FIFO-Prinzip (First in, first out) angeeignet. Bei Mails werden immer die ältesten zuerst durchgearbeitet. Den Eingangskorb kippe ich in einen anderen um, damit die Unterseite oben liegt. Sollte ich nicht fertig werden, kippe ich den Rest zurück. So vermeide ich einen hartnäckigen Bodensatz im Eingangskorb.

Beim Festplatteneingang habe ich mir inzwischen eine wöchentliche Leerung angewöhnt, an die ich per Terminkartei (a.k.a Tickler, bekommt später auch einen eigenen Artikel) erinnert werde. Dort brennt gewöhnlich auch nichts an. Bei den anderen beiden Eingängen kann dies allerdings sehr wohl vorkommen. Wenn ich also nur wenig Zeit habe, scanne ich den Eingangskorb auf dringende Dinge und lasse den Rest darin liegen. So behalte ich trotzdem das gute Gefühl, alles im Griff zu haben. Dabei vermeide ich es allerdings tunlichst, mir nebenbei noch ein paar Rosinen herauszupicken. Ich nehme wirklich nur dringende Dinge heraus. Bei Mails verfahre ich analog dazu.

Gelegentlich habe ich das Gefühl, dass ich manchmal tagsüber produktiver bin, wenn ich keinen Eingangskorb leere. Ich bin mir allerdings noch nicht sicher, ob dieses Gefühl die Dinge berücksichtigt, die durch die 2-Minuten-Regel sofort erledigt werden ...

Sonderfälle
Ursprünglich hatte ich noch RSS-Feeds und mein del.icio.us als Eingangskörbe. Inzwischen landen allerdings auch diese beiden Dinge in der Mailbox (wie, das erkläre ich auch ein anderes Mal). Meine Beobachtungsliste bei Wikipedia nutze ich quasi ebenfalls als Eingang, arbeite sie allerdings unregelmäßig ab. Eine positive Folge der Nutzung als Eingangskorb ist, dass ich die Veränderungen nur noch anschaue und langwierige Folgetätigkeiten auf Listen bzw. in den E-Maileingang auslagere. Das spart Zeit und erzeugt dadurch Motivation, die Liste häufiger anzuschauen.

Mein Diktiergerät stellte eine besondere Herausforderung dar. Ich muss es immer komplett "leer hören", da ich sonst nicht wieder mit der Aufnahme von vorn beginnen kann bzw. immer wieder Altlasten habe oder Such- und Spulaufwand mit Verlustrisiko. Auf den andere Seite muss ich es relativ oft durcharbeiten, da sich u. U. dringende Vorgänge darauf befinden können. Früher habe ich es wie einen eigenen Eingangskorb behandelt, d.h. ich habe nach jeder gehörten "Notiz" angehalten und versucht, den nächsten Schritt zu bestimmen etc. Mittlerweile bin ich dazu übergegangen, diese Prozedur in zwei Teile zu teilen: Erst wird das Gerät komplett abgehört und die Punkte auf einem Zettel erfasst. Dieser Zettel landet im Eingangskorb und wird später durchgearbeitet (siehe oben). So sind die Anmerkungen auf dem Gerät schnell verfügbar, wenn es darum geht, Brandherde erkennen zu können. Beim zweiten Durchlesen des Buches von David Allen (das übrigens im Rahmen von Oliver Gassners Lesekurs geschah, in den man noch immer beitreten kann) erkannte ich, dass Allen, "der Meister selbst", diese Vorgehensweise für VoiceMails empfiehlt.

Eine weitere Herausforderung war die Zeit der Diplomklausuren. Wie sollte ich in all diesem Lernstress die Möglichkeit finden, den Eingangskorb durchzuarbeiten? Die oben beschriebene Suche nach Dingen, die anbrennen können, erschien mir auch nicht praktikabel, da der Stapel über die zwei Monate immer dicker werden würde. Die Lösung lag in der Tatsache versteckt, dass es ein Zeitraum mit festen Endpunkt (Tag der letzten Klausur) war. Ich teilte meinen Papier-Eingangskorb einfach in zwei Teile: Dinge mit Relevanz vor oder während der Klausuren und Dinge, die für die nächsten beiden Monate keine Rolle zu spielen hatten. Neue Mails scannte ich ebenfalls auf diese Frage hin und markierte dringende Nachrichten im E-Mail-Programm. So konnte ich diese schwierige Zeit erfolgreich meistern und trotzdem weiterhin GTD betreiben.

Der nächste Teil der Serie wird sich mit den Nächste-Schritte-Listen befassen. Wer ihn nicht verpassen will, darf gerne meinen GTD-Feed abonnieren oder sich über alle neue Einträge per E-Mail informieren lassen (rechts oben).