Getting Things Done: Nächste-Schritte-Listen

Nachdem man den Eingangskorb durchgearbeitet hat und den nächsten Schritt beschlossen hat, wird jede Aufgabe erledigt, die in weniger als zwei Minuten zu schaffen ist. Doch was passiert mit dem Rest der nächsten Schritte?

Hier kommen David Allens Kontextlisten ins Spiel: Die einzelnen nächsten Schritte werden dem Kontext zugeordnet, in dem sie erledigt werden können. Denn, was nützt einem die Information, dass man neue Batterien für die Taschenlampe kaufen muss, wenn man gerade im Zug sitzt? Befindet man sich nun in einem Kontext mit Liste, kann man je nach Zeit, Energie und Priorität (in dieser Reihenfolge!) Punkte daraus abarbeiten. Störende Punkte, die man gerade sowieso nicht erledigen kann, finden sich auf anderen Listen und verschwenden daher keine unnötige Suchzeit.

David allen schlägt bereits eine Menge potentieller Listenkontexte vor, die jeder an seine Bedürfnisse anpassen kann und dies auch tun sollte. Bei mir sieht das folgendermaßen aus:

Listen auf Papier

• @Daheim: Schritte ohne PC
• @Freundin: Schritte mit oder bei der Freundin
• @Oma: quasi siehe @Freundin
• @Besorgungen: Einkäufe etc. die quasi überall möglich sind
• @Oben: Besorgungen, die "oben" im Schwarzwald erledigt werden müssen
• @Freiburg: Besorgungen, die nur erledigt werden können, wenn ich mal wieder dort bin
• @Garage: Schritte am oder im Auto (Ölmessung, Staubsaugen, Winterreifen)
• @Entwicklungsrechner: zweiter PC im Büro (kein Outlook verfügbar)
• @Phone: zu tätigende Anrufe (mittlerweile in @Daheim enthalten)

Listen am PC

• @Online: Ordner in Mozilla Thunderbird für Schritte, die daheim am PC zu erledigen sind. Liste wird bei Bedarf (Reisen) mit Tags für @daheim und @online versehen, um filtern zu können.
• @Work: Outlook-Aufgaben, die im Büro und nicht am Entwicklungsrechner geschehen müssen
• @saugen: getaggte del.icio.us-Links für größere Downloads
• @bandwidth_needed: getaggte del.icio.us-Links für Online-Schritte mit größeren Datenaufkommen (Videos, ...)
• @Leerlauf: Explorer-Ordner am Heimrechner für Schritte mit Bedarf an keiner Aufmerksamkeit, aber größerer Rechenzeit (Panorama-Stitches, zu brennende CDs und DVDs, ...)
• @Reinhören: Audio-Dateien zum Durchhören (Songs, Alben, Podcasts, ...)
• @DSL: Uploads für Wikipedia und Flickr (vgl. @saugen)

Stoffliche Listen

• @Lesen: Mappe mit Material zum Lesen (gedruckte Blogartikel, Literatur für Wikipedia-Artikel, Gebrauchsanweisungen neuer Geräte, ...) für unterwegs
• @Lesen: Ablagekorb im Büro
• @TV: Videos und DVDs (aufgenommen oder ausgeliehen) zum Anschauen

Erfahrungen zum Umgang mit nächsten Schritten und Listen

• Meist bringt das Suchen nach dem nächsten Schritt schnelle Entscheidungen. Hinterher finden sich manchmal effizientere Wege, wie man es besser hätte machen können - na und?
• Bei komplexen Projekten kann auch "nächster Schritt bestimmen" ein nächster Schritt sein
• Wichtig ist die gute Vorbereitung nächster Schritte: Bevor man zum nächsten Punkt im Eingangskorb wechselt, sollte man sich immer fragen, was man alles für die Erledigung des gerade beschlossenen Schrittes benötigt. Kann man vielleicht schon eine Telefonnummer heraussuchen, Daten aus dem Internet herunterladen etc.? Ist es dann soweit, kostet es weniger Überwindung, den Schritt durchzuziehen.
• Schritte müssen konkret formuliert sein: Bei einem Nachmittag in Freiburg bekam ich quasi alle Schritte erledigt, abgesehen von "Geschenk für Jenny". Warum? Ich hatte eigentlich keine Ahnung, was ich ihr schenken wollte oder wo ich suchen sollte.
• Schritte mit Deadlines notiere ich zudem im Kalender, um sie nicht doch aus Versehen einmal zu vergessen.

Fazit
Mit dem Kontextbezug gelang es mir bereits kurz nach der Einführung von GTD, ewig aufgeschobene Dinge umzusetzen: Monate lang lagen zwei Hörbücher herum. Ich kann mich zuhause einfach nicht hinsetzen und konzentriert zuhören. Es war eindeutig der falsche Kontext. Kaum hatte ich die CDs ins Auto befördert, hatte ich sie auch schon angehört.

Auch einen Film aus der alten Kamera hatte ich nie zum Entwickeln gebracht. Kaum hatte ich ihn vor Tür gelegt und ihn daher ins Büro mitgenommen, stand er auch schon auf @Besorgungen. Beim nächsten Drogeriebesuch hatte ich ihn auch schon abgeben. Die Tatsache, dass sich der Film als leer erwies war ... überraschend. Aber: Ich hatte es endlich getan und der Film lag nicht lange daheim herum!

Offene Fragen
Leider gibt es ein paar Dinge, die sich mir im Buch nicht wirklich erschlossen haben:

• Was passiert, wenn übernächster Schritt auch nur zwei Minuten dauert?
• Was ist, wenn man erkennt, dass ein Schritt doch länger dauert, man aber schon angefangen hat?
• Wohin mit Zeug für einen nächsten Schritt ohne Projekt?
• Wie verwalte ich die übernächsten Schritte?